Privacybeleid & AVG / GDPR

Dit privacybeleid beschrijft hoe ScanForService (een product van Refactored, gevestigd in België) persoonsgegevens verwerkt en beschermt bij het gebruik van onze website (scanforservice.eu), de gasten-scanlaag (scan.scanforservice.eu) en het beheer-dashboard (dashboard.scanforservice.eu).

Wij hechten de grootste waarde aan uw privacy en handelen in overeenstemming met de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR) en toepasselijke Belgische en Nederlandse privacywetgeving.

---

1. Wie wij zijn (Verwerkingsverantwoordelijke)

ScanForService is ontwikkeld en wordt geëxploiteerd door:

• Refactored
• E-mail voor privacyvragen: privacy@scanforservice.eu
• Algemeen contact: info@scanforservice.eu
• Website: scanforservice.eu

---

2. Privacy by Design: Frictieloze meldflow voor gasten

De gasten-scanpagina is ontworpen volgens het principe van minimale gegevensverwerking (data minimization):

• Geen login of registratie: Een gast of bezoeker die een QR-code scant op een accommodatie of faciliteit hoeft geen account aan te maken, geen app te downloaden en geen persoonsgegevens in te voeren.
• Wat we wél opslaan bij een melding:
  • De geselecteerde storingscategorie en het probleemtype (preset of vrije toelichting).
  • De gekoppelde accommodatie- of objectcode (asset UID).
  • Een eventueel vrijwillig geüploade foto van het defect (uitsluitend gebruikt ter beoordeling door de technische dienst).
  • Datum en tijdstempel van de melding.
  • Technische headers (IP-adres) uitsluitend voor kortstondige rate limiting (max. 1 uur ter preventie van spam en misbruik) en niet gekoppeld aan gebruikersprofielen.
• Geen tracking cookies voor gasten: De scanpagina gebruikt geen tracking- of marketingcookies.

---

3. Gegevens van proefpakket-aanvragers en websitebezoekers

Wanneer u via onze website een gratis proefpakket met fysieke teststickers aanvraagt, verwerken wij:

• Bedrijfs- of parknaam: Om het proefpakket en de democonfiguratie correct te adresseren.
• Naam van de contactpersoon: Voor een persoonlijke afhandeling.
• Zakelijk e-mailadres: Voor bevestiging van verzending en optionele service-opvolging rond het proefpakket.
• Bezorgadres (straat, nummer, postcode, gemeente): Uitsluitend om de fysieke enveloppe per post te bezorgen.

Grondslag: De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst op uw verzoek (het kosteloos toezenden van het proefpakket) en ons gerechtvaardigd belang om B2B-relaties op te bouwen.

---

4. Gegevens van zakelijke klanten (parkmanagers en technische dienst)

Voor klanten die gebruikmaken van het beheer-dashboard verwerken wij:

• Accountgegevens: Naam, zakelijk e-mailadres en rol (admin, manager, staff).
• Organisatiegegevens: Parknaam, facturatiegegevens, BTW-nummer en gekoppelde accommodaties/assets.
• Betaalgegevens: Verwerkt via onze gecertificeerde betaalprovider Stripe (PCI-DSS compliant). Wij slaan zelf nooit creditcard- of bankrekeningnummers op.

---

5. Waar worden uw gegevens bewaard? (Hosting binnen de EU)

ScanForService hanteert een strikt Zero-Maintenance & Edge-First infrastructuurmodel met opslag uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (EER):

• Database & Opslag: Supabase Postgres en S3 storage, gehost in Frankfurt (Duitsland, EU).
• Edge Routing & Functions: Cloudflare Edge Network (EU data localized), uitsluitend voor veilige routering, rate limiting en stateless API execution.
• Transactionele e-mail: Resend (uitsluitend voor notificaties naar de technische dienst en beheerders).

Wij verkopen nooit persoonsgegevens aan derden en delen gegevens uitsluitend met verwerkers die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de dienst.

---

6. Bewaartermijnen

• Storingsmeldingen van gasten: Blijven bewaard zolang de klant een actief abonnement heeft, of totdat de melding door het parkbeheer wordt gearchiveerd of gewist (standaard bewaartermijn: 12 maanden na afhandeling).
• Proefpakket-aanvragen: Bewaren wij tot maximaal 12 maanden na aanvraag, tenzij de aanvrager klant wordt (in welk geval de wettelijke administratieplicht geldt).
• Facturatie- en contractgegevens: 7 jaar conform de wettelijke fiscale bewaarplicht.

---

7. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking:

• Volledig versleutelde verbindingen via HTTPS/TLS 1.3 met HSTS preloading.
• Strikte database Row-Level Security (RLS) op tenant-niveau (client_id).
• Veilige server-side uploads voor foto’s met geautomatiseerde bestandstype- en groottevalidatie.
• Multi-layer rate limiting en cryptografische deduplicatie tegen misbruik.

---

8. Uw rechten onder de AVG / GDPR

Als betrokkene heeft u op grond van de AVG de volgende rechten:

• Recht op inzage: U kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u bewaren.
• Recht op rectificatie: U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Recht op gegevenswissing (“vergetelheid”): U kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen, voor zover geen wettelijke bewaarplicht geldt.
• Recht op beperking en bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen bepaalde vormen van verwerking.
• Recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit): U kunt verzoeken om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat te ontvangen.

Wilt u gebruikmaken van een van deze rechten? Neem dan contact met ons op via privacy@scanforservice.eu. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.

Heeft u een klacht over de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan? Dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit (in België: de Gegevensbeschermingsautoriteit, GBA; in Nederland: de Autoriteit Persoonsgegevens, AP).

---

9. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij behouden ons het recht voor dit privacybeleid aan te passen wanneer onze werkwijze of wetgeving wijzigt. De actuele versie is te allen tijde te raadplegen via scanforservice.eu/legal/privacy-policy.